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Einstellung der Unterstützung für ältere Office-Dateiformate (.doc, .xls, .ppt)

Überblick

Im Rahmen der kontinuierlichen Weiterentwicklung der IT-Services stellt das IT-Zentrum die Unterstützung für ältere Microsoft-Office-Dateiformate aus den 1990er Jahren ein. Betroffen sind die Formate:

Diese Formate werden perspektivisch vollständig durch die modernen, XML-basierten Office-Formate ersetzt:

Ziel der Umstellung ist es, Sicherheit, Stabilität, Kompatibilität und Zukunftsfähigkeit der IT-Services nachhaltig zu verbessern.

Gründe für die Umstellung Die Abkündigung der alten Dateiformate erfolgt aus mehreren Gründen:

Was bedeutet das für Anwenderinnen und Anwender?

Wichtiger Hinweis Die Umwandlung darf nicht durch einfaches Umbenennen der Dateiendung erfolgen (z. B. von .ppt auf .pptx). Eine korrekte Konvertierung ist nur über „Öffnen“ und „Speichern unter“ in Microsoft Office oder der Verwendung des Skripts möglich.

Alte Office Dateien gezielt finden

Zuerst klären: Wie viele Dateien, welche Formate, wo liegen sie?

Mehrere Wege:

Nur Nutzerdaten scannen (Dokumente, Downloads, Desktop, Netzlaufwerke/Shares, …). System- und Programmordner (`C:\Windows`, `Program Files`, `ProgramData`, `AppData`) bleiben außen vor – die enthalten programmverwaltete Dateien, die nicht angefasst werden dürfen.

Anhängig von dem Umfang der gefundenen Dateien sind unterschiedliche Wege für die Konvertierung sinnvoll.

Beispiel: Powershell-Skript

Diesem Skript kann ein Suchpfad übergeben werden und der Pfad wird rekursiv durchsucht und alle Ergebnisse werden in einer CSV-Datei gespeichert. Dieses Skript kann auf allen Geräten ausgeführt werden und soll in einem ersten Schritt nur eine Übersicht über betroffene Dateien liefern, in diesem Schritt werden keine Dateien konvertiert.

Das Skript kann hier heruntergeladen werden: Office_Scanner_und_Konvertierung

Ein herunterladen über den Browser kann nur erfolgen über eine Anmeldung mit der Kennung in Form von abc12345@hs-regensburg.de und dem zugehörigen Passwort. Sollte beim Download ein Problem auftreten empfiehlt sich ein anderer Browser oder ein privates Browserfenster für den Downlaod

Schritt 1.1: Skript runterladen

Datei entpacken und z.B. auf den Desktop in einen (temporären) Order kopieren:

Das Skript erstellt beim Ausführen eine CSV-Datei im selben Verzeichnis, in dem auch das Skript liegt.

Schritt 1.2: Skript ausführen

.\Office97_Scanner.ps1 -rootPath "C:\Users\abc12345\Documents\"

Schritt 1.3: Bericht anzeigen

Generierte CSV-Datei öffnen

Der Bericht liefert eine Übersicht darüber, wie viele veraltete Dateien im Suchpfad gefunden wurden, wo sie liegen, welches interne Format sie nutzen und wann sie zuletzt verändert wurden.

Nach Durchsicht der Daten sollten diese konvertiert, archiviert oder gelöscht werden.

Sollten Sie kein Skript verwenden wollen kann im Datei Explorer ebenfalls nach den Dateien gesucht werden.

Öffnen Sie den gewünschten Ordner im Datei‑Explorer.

Wechseln Sie im Ordner zu „Sortieren“. Sortieren oder gruppieren Sie die Dateien nach der Spalte „Typ“.

Alte Office‑Dateien werden dabei eindeutig z. B. als

Microsoft Word 97–2003‑Dokument (.doc) Microsoft Excel 97–2003‑Arbeitsblatt (.xls) Microsoft PowerPoint 97–2003‑Präsentation (.ppt)

angezeigt und lassen sich so zuverlässig von modernen Formaten unterscheiden.

Einzelne Dateien manuell konvertieren

Vorgehen in Microsoft Word / Excel / PowerPoint

1. Öffnen Sie die Datei im alten Format (.doc, .xls, .ppt).

2. Wählen Sie Datei → Speichern unter.

3. Wählen Sie als Dateityp:

4. Speichern Sie die Datei.

5. Prüfen Sie das Dokument kurz auf korrekte Darstellung und Funktion. Wenn alles richtig funktioniert kann die Datei im alten Dateiformat gelöscht werden.

Empfohlen für: Einzelne oder selten genutzte Dokumente

Mehrere Dateien gesammelt konvertieren (inklusive Unterverzeichnisse)

Sollen mehrere Dateien auf einmal konvertiert werden, insbesondere wenn diese über viele Ordner und Unterordner verteilt liegen, bietet es sich an hierfür das folgende Powershell-Skript zu verwenden.

Download: Office_Scanner_und_Konvertierung

Voraussetzung / Einschränkungen

Das Skript funktioniert nur auf SCCM-Geräten, nicht auf reinen Intune-Geräten (strengere Richtlinien). Sollte es Intune-Geräte geben, auf denen sehr viele veraltete Dateien sind, müssten die Daten erst auf ein SCCM-PC kopiert und konvertiert werden und anschließend wieder auf den ursprünglichen PC kopiert werden.

Ablauf der automatisierten Konvertierung

  1. Scan: Alle Dateien werden geöffnet, geprüft und klassifiziert. Am Ende erscheint eine Übersicht mit Zählern.
  2. Bestätigung: Abfrage (j/n). Erst bei j startet die Konvertierung. Bei allem anderen wird nichts verändert.

Pro erfolgreich konvertierter Datei:

  1. Backup: Original wird nach Backup_Originale\ kopiert – die Ordnerstruktur des Quellordners wird dabei gespiegelt (keine Namenskollisionen).
  2. Konvertierung: Neue Datei wird am selben Ort wie das Original abgelegt (gleicher Ordner, neue Endung).
  3. Löschen: Original wird nur dann gelöscht, wenn Backup *und* neue Datei nachweislich existieren.
Quellordner\Unterordner\datei.xls
   ├─ Kopie  -> Backup_Originale\Unterordner\datei.xls
   ├─ Neu    -> Quellordner\Unterordner\datei.xlsx
   └─ Original wird danach gelöscht

Nicht konvertierbare Dateien werden unverändert übersprungen und in ein Protokoll gespeichert.

Klassifizierung

Nicht alle Dateien werden mit diesem Skript konvertiert. Insbesondere sehr alte Dateien (internes Dateiformat BIFF2/3/4, Excel 2.0 - 4.0) sowie passwort-geschützte Dateien können nicht automatisiert konvertiert werden. Dateien mit Makros werden übersprungen - hier empfiehlt sich eine manuelle Konvertierung mit Überprüfung der Funktionalität (.xls → .xlsm).

Kategorie Verhalten Log
Konvertierbar (OLE2, 97-2003 oder 95) wird konvertiert konvertierung.log
Enthält Makros übersprungen makro_dateien.log
Passwortgeschützt übersprungen passwortgeschuetzt.log
Durch Dateiblock blockiert (BIFF2/3/4) übersprungen blockiert_dateiblock.log
Sonstiger Scan-Fehler übersprungen konvertierung.log

Zu jeder Kategorie wird eine separate .log-Datei erstellt, in der alle Dateien protokolliert werden. Übersprungene Dateien werden nicht angefasst – sie bleiben unverändert liegen und stehen zur individuellen Prüfung in der jeweiligen .log-Datei. Diese Dateien sollten anschließend manuell konvertiert, archiviert oder gelöscht werden.

Beispiel

Sicherheits-Checkliste vor dem Lauf

Schritt 2.1

  1. Konvertierungs-Skript runterladen und wie das Scan-Skript z.B. in einem Order auf dem Desktop speichern (hier landet auch ein Backup).
  2. Terminal öffnen und in das Verzeichnis des Skripts wechseln
  3. Skript wie folgt ausführen: .\Skript.ps1 -rootPath „C:\Users\abc12345\Documents\“

Schritt 2.2

Schritt 2.3

Mit Eingabe von j im Terminal beginnt die Konvertierung. Abhängig vom Umfang und der Größe der Dateien kann dies etwas dauern, es wird jedoch im Terminal der Fortschritt angezeigt.

Nach Abschluss der Konvertierung wird im Terminal erneut eine Zusammenfassung und die Pfade der einzelnen Protokolle angezeigt.

Schritt 2.4

Protokoll-Dateien überprüfen und die Dateien manuell behandeln.

Ordner \Backup_Originale\ vorübergehend behalten, falls bei Konvertierungen Fehler aufgetreten sind. Falls bei den konvertierten Dateien keine Fehler (Formatierung, Formeln, …) aufgetreten sind kann der Ordner gelöscht oder archiviert werden.

Besondere Hinweise je Anwendung

Word (.doc → .docx)

Excel (.xls → .xlsx)

PowerPoint (.ppt → .pptx)

Umgang mit Makros

Dateien mit Makros werden beim Speichern automatisch erkannt – Office weist in diesem Fall auf das erforderliche .docm / .xlsm / .pptm Format hin. Verwenden Sie stattdessen:

Bitte prüfen Sie Makrodateien besonders sorgfältig und halten Sie Rücksprache mit dem IT-Zentrum, falls Unsicherheiten bestehen.

Konvertierung über Office Online (Alternative)

Sollte sich eine Datei im alten Format (.doc, .xls, .ppt) lokal nicht öffnen lassen, kann die Umwandlung über die jeweilige Office‑Online‑Anwendung erfolgen. Vorgehen:

Datei in OneDrive oder SharePoint ablegen. Datei über Microsoft Office Online öffnen: https://www.office.com Hinweis auf „älteres Dateiformat“ bestätigen. Datei → Kopie speichern (online oder lokal).

Die neu erstellte Kopie liegt anschließend automatisch im aktuellen Format (.docx, .xlsx, .pptx) vor.

Unterstützung und Support

Das IT-Zentrum unterstützt Sie unter Support der OTH Regensburg bei: