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Einstellung der Unterstützung für ältere Office-Dateiformate (.doc, .xls, .ppt)

Überblick

Im Rahmen der kontinuierlichen Weiterentwicklung der IT-Services stellt das IT-Zentrum die Unterstützung für ältere Microsoft-Office-Dateiformate aus den 1990er Jahren ein. Betroffen sind die Formate:

  • Word: .doc
  • Excel: .xls
  • PowerPoint: .ppt

Diese Formate werden perspektivisch vollständig durch die modernen, XML-basierten Office-Formate ersetzt:

  • .docx
  • .xlsx
  • .pptx

Ziel der Umstellung ist es, Sicherheit, Stabilität, Kompatibilität und Zukunftsfähigkeit der IT-Services nachhaltig zu verbessern.

Gründe für die Umstellung

  • Sicherheit: Alte Formate unterstützen moderne Sicherheitsmechanismen nur eingeschränkt und stellen ein erhöhtes Risiko für Schadcode dar.
  • Kompatibilität: Neue Office-Versionen und andere Anwendungen unterstützen die alten Formate nur noch eingeschränkt.
  • Stabilität & Performance: Moderne Formate sind robuster, weniger fehleranfällig und besser für große oder komplexe Inhalte geeignet.
  • Langfristige Unterstützung: Microsoft und andere Hersteller entwickeln ihre Produkte ausschließlich für die aktuellen Formate weiter.

Was bedeutet das für Anwenderinnen und Anwender?

  • Dokumente in den alten Formaten (.doc, .xls, .ppt) werden künftig nicht mehr unterstützt.
  • Neue Dokumente sollen ausschließlich in den Formaten (.docx, .xlsx, .pptx) erstellt und gespeichert werden.
  • Bestehende Dateien sollen schrittweise in die neuen Formate überführt werden.
Die Umwandlung darf nicht durch einfaches Umbenennen der Dateiendung erfolgen (z. B. .xls → .xlsx). Eine korrekte Konvertierung ist nur über „Öffnen“ und „Speichern unter“ oder über geeignete Tools möglich.

Alte Office-Dateien gezielt finden

Zuerst klären: Wie viele Dateien, welche Formate und wo liegen diese?

Mögliche Wege:

  • Powershell-Skript (Office97_Scanner.ps1)

→ erstellt eine CSV-Übersicht (Pfad, Format, Größe, Änderungsdatum)

  • Windows Explorer

→ Gruppierung nach „Typ“ (einfach, aber weniger präzise)

Nur Nutzerdaten scannen (Dokumente, Downloads, Desktop, Netzlaufwerke). Nicht scannen: C:\Windows, Program Files, ProgramData, AppData

Beispiel: Scanner-Skript

Download: Office97_Tools.zip

Enthalten:

  • Office97_Scanner.ps1 (Analyse)
  • Skript_Office_Konvertierung.ps1 (Konvertierung)

Schritt 1: Skript vorbereiten

  • ZIP-Datei herunterladen und entpacken
  • Skript in lokalen Ordner speichern (z. B. Desktop)

Schritt 2: Skript ausführen

Terminal öffnen und in den Ordner wechseln: 

cd "C:\Users\abc12345\Documents\Skripte"
.\Office97_Scanner.ps1 -rootPath "C:\Users\abc12345\Documents"

Schritt 3: Auswertung

  • CSV-Datei öffnen
  • Überblick über alte Dateien gewinnen
  • Entscheidung treffen: konvertieren / archivieren / löschen

Einzelne Dateien manuell konvertieren

Empfohlen für kleinere Datenmengen.

  1. Datei öffnen (.doc / .xls / .ppt)
  2. Datei → „Speichern unter“
  3. Neues Format wählen (.docx / .xlsx / .pptx)
  4. Datei prüfen
  5. Alte Datei löschen (optional)

Mehrere Dateien gesammelt konvertieren

Für größere Datenmengen kann das Skript verwendet werden.

Download: Office97_Tools.zip

Voraussetzung / Einschränkungen

  • Lokales Microsoft Office installiert
  • Skript funktioniert primär auf SCCM-Geräten
  • Auf Intune-Geräten kann die Ausführung eingeschränkt sein
Bei Intune-Geräten wird ggf. eine manuelle Konvertierung empfohlen.

Ablauf

  1. Scan aller Dateien mit Klassifizierung
  2. Bestätigung durch Benutzer
  3. automatische Konvertierung
  4. Backup der Originaldateien
  5. Logging aller Ergebnisse

Verhalten der Dateien

Kategorie Verhalten
Konvertierbar wird umgewandelt
Enthält Makros wird übersprungen
Passwortgeschützt wird übersprungen
Sehr alte Formate (BIFF2/3/4) wird übersprungen
Fehlerfälle werden protokolliert

Umgang mit Makros

Makro-Dateien werden nicht automatisch konvertiert.

  • .xls → .xlsm
  • .doc → .docm
  • .ppt → .pptm
Makro-Dateien müssen nach der Konvertierung manuell geprüft werden.

Alternative: Office Online

Falls eine Datei lokal nicht geöffnet werden kann:

  1. Datei in OneDrive oder SharePoint hochladen
  2. Datei über Office Online öffnen (https://www.office.com)
  3. „Kopie speichern“ auswählen

Empfohlene Vorgehensweise

  • Wenige Dateien → manuelle Konvertierung
  • Viele Dateien → Skript (SCCM)
  • Intune → manuell oder Einzelfalllösung

Support

Bei Fragen oder Problemen unterstützt das IT-Zentrum:

Support der OTH Regensburg