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-====== Willkommen zum Supportwiki der OTH Regensburg ======+====== Einstellung der Unterstützung für ältere Office-Dateiformate (.doc, .xls, .ppt) ======
  
 +**Überblick**
  
-Diese Wiki enthält Dokumentationen rund um die IT-Dienste der [[https://www.oth-regensburg.de | OTH Regensburg]]. Mitwirken können aktuell Mitarbeitende des IT-Zentrums und Workgroupmanager der OTH Regensburg. +Im Rahmen der kontinuierlichen Weiterentwicklung der IT-Services stellt das IT-Zentrum die Unterstützung für ältere Microsoft-Office-Dateiformate aus den 1990er Jahren ein. Betroffen sind die Formate: 
 +  * Word: .doc 
 +  * Excel: .xls 
 +  * PowerPoint: .ppt 
 +Diese Formate werden perspektivisch vollständig durch die modernen, XML-basierten Office-Formate ersetzt: 
 +  * .docx 
 +  * .xlsx 
 +  * .pptx 
 +Ziel der Umstellung ist es, Sicherheit, Stabilität, Kompatibilität und Zukunftsfähigkeit der IT-Services nachhaltig zu verbessern.
  
 +Gründe für die Umstellung
 +Die Abkündigung der alten Dateiformate erfolgt aus mehreren Gründen:
 +  * Sicherheit: Alte Formate unterstützen moderne Sicherheitsmechanismen nur eingeschränkt und stellen ein erhöhtes Risiko für Schadcode dar.
 +  * Kompatibilität: Neue Office-Versionen und andere Anwendungen unterstützen die alten Formate nur noch eingeschränkt.
 +  * Stabilität & Performance: Moderne Formate sind robuster, weniger fehleranfällig und besser für große oder komplexe Inhalte geeignet.
 +  * Langfristige Unterstützung: Microsoft und andere Hersteller entwickeln ihre Produkte ausschließlich für die aktuellen Formate weiter.
  
 +Was bedeutet das für Anwenderinnen und Anwender?
 +  * Dokumente in den alten Formaten .doc, .xls, .ppt werden künftig nicht mehr unterstützt.
 +  * Neue Dokumente sind ausschließlich in den Formaten .docx, .xlsx, .pptx zu erstellen und zu speichern.
 +  * Bestehende Dateien in alten Formaten sollen schrittweise in die neuen Formate überführt werden.
 +Wichtiger Hinweis
 +Die Umwandlung darf nicht durch einfaches Umbenennen der Dateiendung erfolgen
 +(z. B. von .ppt auf .pptx).
 +Eine korrekte Konvertierung ist nur über „Öffnen“ und „Speichern unter“ in Microsoft Office oder der Verwendung des Skripts möglich.
  
 +====== Alte Office Dateien gezielt finden ======
  
 +Zuerst klären: **Wie viele** Dateien, **welche** Formate, **wo** liegen sie?
  
 +Mehrere Wege:
  
-====== Aktuelles ======+  * **Powershell-Skript** (`Office97-Scanner.ps1`) – erzeugt eine CSV mit Pfad, echtem internen Format, Größe und letztem Änderungsdatum. Braucht kein Office, läuft daher auch trotz Intune/Dateiblock. 
 +  * **Windows Explorer** mit Anzeige nach Dateityp (nicht ganz so zuverlässig um alle Dateien zu finden)
  
 +<note important> Nur **Nutzerdaten** scannen (Dokumente, Downloads, Desktop, Netzlaufwerke/Shares, ...).
 +System- und Programmordner (`C:\Windows`, `Program Files`, `ProgramData`, `AppData`) bleiben außen vor – die enthalten programmverwaltete Dateien, die nicht angefasst werden dürfen. </note>
  
 +Anhängig von dem Umfang der gefundenen Dateien sind unterschiedliche Wege für die Konvertierung sinnvoll.
  
-----+===== Beispiel: Powershell-Skript ===== 
 +Diesem Skript kann ein Suchpfad übergeben werden und der Pfad wird __rekursiv__ durchsucht und alle Ergebnisse werden in einer CSV-Datei gespeichert.  
 +Dieses Skript kann auf allen Geräten ausgeführt werden und soll in einem ersten Schritt nur eine Übersicht über betroffene Dateien liefern, in diesem Schritt werden keine Dateien konvertiert.
  
 +  * Das Skript kann auf jedem Windows PC/Laptop ausgeführt werden
 +  * Erfordert keine Adminrechte
 +  * Kann auch von Professoren und Mitarbeitern genutzt werden
  
-Hier finden Sie Informationen zur Software, zur Anmeldung und Zugang zum öffentlichen Support-Teams. +Das Skript kann hier heruntergeladen werden: [[https://filegw.hs-regensburg.de/webdav/Software/AustauschSoftware/supportwiki/Umwandlung_alte_Office_Formate/Skript_Konvertierung/Office97_Tools.zip|Office_Scanner_und_Konvertierung]]
-====== Unsere Dienste: ====== +
-~~NOTOC~~+
  
-=== Allgemeines  === +<note important>Ein herunterladen über den Browser kann nur erfolgen über eine Anmeldung mit der Kennung in Form von abc12345@hs-regensburg.de und dem zugehörigen Passwort. Sollte beim Download ein Problem auftreten empfiehlt sich ein anderer Browser oder ein privates Browserfenster für den Downlaod</note>
-{{ :playground:system-help-2.ico?40}}  +
  
-  * [[public:infostand|Der Infostand]] +==== Schritt 1.1: Skript runterladen ====
-  * [[public:rz_account|Mein OTH Account]] +
-  * [[public:rz_account|Kennwort Änderung]] +
-  * [[public:drucken:portal|Drucken]] +
-  * [[public:cip:portal|CIP Pools]] +
-  * [[public:webuntis:portal|WebUntis]]+
  
-----+Datei entpacken und z.B. auf den Desktop in einen (temporären) Order kopieren:
  
-=== Multi-Faktor-Authentifizierung  === +{{:public:sonstiges:office97_01_scan.png?400|}}
-{{ :playground:key_icon.png?40}}  +
  
-  * [[public:mfa:anleitung_für_die_anleitung|START HERE]] +Das Skript erstellt beim Ausführen eine CSV-Datei im selben Verzeichnis, in dem auch das Skript liegt.
-  * [[public:mfa:basics|Erklärung der Grundlagen]] +
-  * [[public:mfa:microsoft_authenticator|Microsoft Authenticator als weiteren Faktor anlegen]] +
-  * [[public:mfa:yubikey|Sicherheitsschlüssel (Yubikey) als weiteren Faktor anlegen]] +
-  * [[public:mfa:telefon|Telefonnummer als weiteren Faktor anlegen]] +
-  * {{:public:mfa:anleitung_windows_hello_einrichtung.pdf|Windows Hello Einrichtung}}+
  
-  * [[public:mfa:faq|FAQ]]+==== Schritt 1.2: Skript ausführen ====
  
-  * [[rz:edumfa:anleitung|Anleitung zur Nutzung von EduMFA]] +  * Terminal öffnen und in das Verzeichnis des Skripts wechseln (oder im Ordner direkt über das Kontextmenü //In Terminal öffnen// 
-  * [[wgm:eduVPN|Nutzung des eduVPN]]+  * Skript im Terminal mit beliebigem Suchpfad ausführen (z.B. "C:\Users\abc12345\")
  
-----+<code> 
 +.\Office97_Scanner.ps1 -rootPath "C:\Users\abc12345\Documents\" 
 +</code>
  
-=== Netzdienste === +{{:public:sonstiges:office97_02_scan.png?400|}}
-{{ :public:apps-network-wireless-icon.png?40}}+
  
-  * [[public:netz:VPN-forticlient|VPN]]  +  * Im Terminal wird bereits eine erste Zusammenfassung der Dateien angezeigt:
-  * [[public:wlan:portal:Uebersicht|WLAN]]  +
-  * [[public:netz:portal|Übersicht OTH-Netzdienste]] +
  
-----+{{:public:sonstiges:office97_03_scan.png?400|}}
  
-=== Speicherdienste === +==== Schritt 1.3: Bericht anzeigen ====
-{{ :public:documents-icon.png?40}}+
  
-  * [[public:lwdoc:portal|Dateidienste: Verbindung mit Laufwerken]] +Generierte CSV-Datei öffnen
-  * [[public:lwdoc:portal|Cloud-Lösung Sync & Share]] +
-  * [[public:lwdoc:portal|GigaMove]]+
  
----- +{{:public:sonstiges:office97_04_scan.png?400|}}
-=== Software === +
-  * [[public:software:office365|Office365]] +
-  * [[public:adobe|Adobe Creative Cloud]]+
  
----- +Der Bericht liefert eine Übersicht darüber, wie viele veraltete Dateien im Suchpfad gefunden wurden, wo sie liegen, welches interne Format sie nutzen und wann sie zuletzt verändert wurden.
-=== Betriebssysteme ===  +
-  * [[public:Windows 11:portal|Windows 11]]+
  
----- +Nach Durchsicht der Daten sollten diese konvertiert, archiviert oder gelöscht werden.
-=== E-Mail === +
-{{ :public:at-icon.png?40}}+
  
-  * **[[public:email:exchangeonline:ExchangeOnline | Exchange Online (outlook.office.com)]]** +Sollten Sie kein Skript verwenden wollen kann im Datei Explorer ebenfalls nach den Dateien gesucht werden.
-  * [[public:anleitung_benutzer|Anleitungen von Benutzern für Benutzer]] +
-  * [[public:email:mailman:usage | Verwendung von Mailinglisten]] +
-  * [[public:email:exchange:general | Verbindungsparameter Mailserver ]]+
  
------+Öffnen Sie den gewünschten Ordner im Datei‑Explorer.
  
-=== Weitere Dienste des IT-Zentrums === 
-{{ :public:apps-network-wireless-icon.png?40}} 
  
-  * [[public:netz:Homepage|Homepage-Server für private Webseiten]] +{{:public:sonstiges:gruppieren_datei_nach_typ.png?400|}}
-  * [[public:netz:mirror|Linux-Paketmirror für Linux und TeX]] +
-  * [[public:netz:gitlab|Gitlab Versionsverwaltung und Projektmanagement]] +
-  * [[public:netz:XMPP|XMPP/Jabber Chatserver]] +
-  * [[public:netz:BayernCollab – Kollaborationsplattform für bayerische Hochschulen|BayernCollab]]+
  
 +Wechseln Sie im Ordner zu „Sortieren“.
 +Sortieren oder gruppieren Sie die Dateien nach der Spalte „Typ“.
  
-----+Alte Office‑Dateien werden dabei eindeutig z. B. als
  
-=== Sonstiges === +Microsoft Word 97–2003‑Dokument (.doc) 
-{{ :playground:view-pim-notes.ico?40}}+Microsoft Excel 97–2003‑Arbeitsblatt (.xls) 
 +Microsoft PowerPoint 97–2003‑Präsentation (.ppt)
  
-  * [[public:adobe_connect|Adobe Connect]] +angezeigt und lassen sich so zuverlässig von modernen Formaten unterscheiden.
-  * [[public:sap|SAP]] +
-  * [[public:sonstiges:validierer|Validierer]] +
-  * [[public:terminplaner|Terminplaner Tool]] +
-  * [[public:azure:portal|Microsoft Azure Dienste (Microsoft 365, Windows Virtual Desktop)]] +
-  * [[public:StudSoftware|Softwareempfehlungen von Studierenden für Studierende]] +
-  * [[staff:office97dateien|Frühere Microsoft‑Office‑Dateiformate (.doc, .xls, .ppt) in neue Dateiformate umwandeln]]+
  
 +{{:public:sonstiges:uebersicht_datei_files_sortiert.png?400|}}
  
 +====== Einzelne Dateien manuell konvertieren ======
 +Vorgehen in Microsoft Word / Excel / PowerPoint
  
-----+1. Öffnen Sie die Datei im alten Format (.doc, .xls, .ppt). 
 + 
 +{{:public:sonstiges:dastei_finden.png?400|}} 
 + 
 + 
 +{{:public:sonstiges:datei_klicken.png?400|}} 
 + 
 +2. Wählen Sie Datei → Speichern unter. 
 + 
 +{{:public:sonstiges:speichern_unter.png?400|}} 
 + 
 +3. Wählen Sie als Dateityp: 
 +  * Word-Dokument (*.docx) 
 +  * ListenpunktExcel-Arbeitsmappe (*.xlsx) 
 +  * ListenpunktPowerPoint-Präsentation (*.pptx) 
 + 
 +{{:public:sonstiges:dateiformat_waehlen.png?400|}} 
 + 
 + 
 +4. Speichern Sie die Datei. 
 + 
 +5. Prüfen Sie das Dokument kurz auf korrekte Darstellung und Funktion. Wenn alles richtig funktioniert kann die Datei im alten Dateiformat gelöscht werden. 
 + 
 +{{:public:sonstiges:pruefen_der_datei.png?400|}} 
 + 
 +Empfohlen für: Einzelne oder selten genutzte Dokumente 
 + 
 +====== Mehrere Dateien gesammelt konvertieren (inklusive Unterverzeichnisse) ====== 
 +Sollen mehrere Dateien auf einmal konvertiert werden, insbesondere wenn diese über viele Ordner und Unterordner verteilt liegen, bietet es sich an hierfür das folgende Powershell-Skript zu verwenden. 
 + 
 +Download: [[https://filegw.hs-regensburg.de/webdav/Software/AustauschSoftware/supportwiki/Umwandlung_alte_Office_Formate/Skript_Konvertierung/Office97_Tools.zip|Office_Scanner_und_Konvertierung]] 
 + 
 +  * Konvertiert alte Office-Formate (''.xls'', ''.doc'', ''.ppt'') in die neuen Formate (''.xlsx'', ''.docx'', ''.pptx'') per COM-Automatisierung.  
 +  * Voraussetzung: lokal installiertes Office (Excel, Word, PowerPoint). 
 +  * kein LibreOffice erforderlich 
 +  * Der Quellordner wird **rekursiv** durchsucht (inkl. aller Unterordner). Logs und Backup landen im **Ordner des Skripts** (nicht im Quellordner). 
 +  * Von konvertierten Dateien wird erst ein Backup erstellt 
 + 
 +**Voraussetzung / Einschränkungen** 
 + 
 +Das Skript funktioniert nur auf SCCM-Geräten, nicht auf reinen Intune-Geräten (strengere Richtlinien). 
 +Sollte es Intune-Geräte geben, auf denen sehr viele veraltete Dateien sind, müssten die Daten erst auf ein SCCM-PC kopiert und konvertiert werden und anschließend wieder auf den ursprünglichen PC kopiert werden. 
 + 
 +**Ablauf der automatisierten Konvertierung** 
 + 
 +  - **Scan:** Alle Dateien werden geöffnet, geprüft und klassifiziert. Am Ende erscheint eine Übersicht mit Zählern. 
 +  - **Bestätigung:** Abfrage ''(j/n)''. Erst bei ''j'' startet die Konvertierung. Bei allem anderen wird **nichts** verändert. 
 + 
 +Pro erfolgreich konvertierter Datei: 
 +  - **Backup:** Original wird nach ''Backup_Originale\'' kopiert – die Ordnerstruktur des Quellordners wird dabei **gespiegelt** (keine Namenskollisionen). 
 +  - **Konvertierung:** Neue Datei wird **am selben Ort** wie das Original abgelegt (gleicher Ordner, neue Endung). 
 +  - **Löschen:** Original wird **nur dann** gelöscht, wenn Backup *und* neue Datei nachweislich existieren. 
 + 
 + 
 +  Quellordner\Unterordner\datei.xls 
 +     ├─ Kopie  -> Backup_Originale\Unterordner\datei.xls 
 +     ├─ Neu    -> Quellordner\Unterordner\datei.xlsx 
 +     └─ Original wird danach gelöscht 
 + 
 +Nicht konvertierbare Dateien werden unverändert übersprungen und in ein Protokoll gespeichert. 
 + 
 +**Klassifizierung** 
 + 
 +Nicht alle Dateien werden mit diesem Skript konvertiert.  
 +Insbesondere sehr alte Dateien (internes Dateiformat BIFF2/3/4, Excel 2.0 - 4.0) sowie passwort-geschützte Dateien können nicht automatisiert konvertiert werden. 
 +Dateien mit Makros werden übersprungen - hier empfiehlt sich eine manuelle Konvertierung mit Überprüfung der Funktionalität (''.xls'' -> ''.xlsm''). 
 + 
 +^ **Kategorie** ^ **Verhalten** ^ **Log** ^ 
 +| Konvertierbar (OLE2, 97-2003 oder 95) | wird konvertiert | ''konvertierung.log'' | 
 +| Enthält Makros | übersprungen | ''makro_dateien.log'' | 
 +| Passwortgeschützt | übersprungen | ''passwortgeschuetzt.log'' | 
 +| Durch Dateiblock blockiert (BIFF2/3/4) | übersprungen | ''blockiert_dateiblock.log'' | 
 +| Sonstiger Scan-Fehler | übersprungen | ''konvertierung.log'' | 
 + 
 +Zu jeder Kategorie wird eine separate .log-Datei erstellt, in der alle Dateien protokolliert werden. 
 +Übersprungene Dateien werden **nicht angefasst** – sie bleiben unverändert liegen und stehen zur individuellen Prüfung in der jeweiligen .log-Datei. 
 +Diese Dateien sollten anschließend manuell konvertiert, archiviert oder gelöscht werden. 
 + 
 +==== Beispiel ==== 
 + 
 +=== Sicherheits-Checkliste vor dem Lauf === 
 + 
 +  * Nur Nutzerdaten-Pfade gewählt (keine System-/Programmordner) 
 +  * Backup-Speicherort hat genug Platz (entspricht dem Speicherpfad des Skripts) 
 +  * Testlauf auf einem kleinen Ordner gemacht 
 +  * Scan-Übersicht geprüft, bevor mit „j" bestätigt wird 
 + 
 +=== Schritt 2.1 === 
 + 
 +  - Konvertierungs-Skript runterladen und wie das Scan-Skript z.B. in einem Order auf dem Desktop speichern (hier landet auch ein Backup). 
 +  - Terminal öffnen und in das Verzeichnis des Skripts wechseln 
 +  - Skript wie folgt ausführen: ''.\Skript.ps1 -rootPath "C:\Users\abc12345\Documents\"'' 
 + 
 +{{:public:sonstiges:office97_convert_01.png?400|}} 
 + 
 +=== Schritt 2.2 === 
 + 
 +  * Das Skript scannt im ersten Schritt alle Dateien und führt die Klassifizierung durch und zeigt eine Zusammenfassung im Terminal an 
 +  * Nach Prüfung der Zusammenfassung kann entschieden werden, ob die Dateien konvertiert werden sollen oder nicht 
 + 
 +{{:public:sonstiges:office97_convert_02.png?400|}} 
 + 
 + 
 +=== Schritt 2.3 === 
 + 
 +Mit Eingabe von ''j'' im Terminal beginnt die Konvertierung. 
 +Abhängig vom Umfang und der Größe der Dateien kann dies etwas dauern, es wird jedoch im Terminal der Fortschritt angezeigt. 
 + 
 +Nach Abschluss der Konvertierung wird im Terminal erneut eine Zusammenfassung und die Pfade der einzelnen Protokolle angezeigt. 
 + 
 +{{:public:sonstiges:office97_convert_03.png?400|}} 
 + 
 +=== Schritt 2.4 === 
 + 
 + 
 +Protokoll-Dateien überprüfen und die Dateien manuell behandeln. 
 + 
 +Ordner ''\Backup_Originale\'' vorübergehend behalten, falls bei Konvertierungen Fehler aufgetreten sind. 
 +Falls bei den konvertierten Dateien keine Fehler (Formatierung, Formeln, ...) aufgetreten sind kann der Ordner gelöscht oder archiviert werden. 
 + 
 + 
 +====== Besondere Hinweise je Anwendung ====== 
 +Word (.doc → .docx) 
 +  * Prüfen Sie Formatvorlagen, Kopf-/Fußzeilen und eingebettete Objekte. 
 +  * ListenpunktMakros werden nicht automatisch übernommen (siehe unten). 
 +Excel (.xls → .xlsx) 
 +  * Prüfen Sie: 
 +  * Formeln 
 +  * Pivot-Tabellen 
 +  * Verknüpfungen zu anderen Dateien 
 +  * Dateien mit Makros müssen als .xlsm gespeichert werden. 
 +PowerPoint (.ppt → .pptx) 
 +  * Prüfen Sie Animationen, Übergänge und eingebettete Medien. 
 + 
 + 
 +====== Umgang mit Makros ====== 
 +Dateien mit Makros werden beim Speichern automatisch erkannt – Office weist in diesem Fall auf das erforderliche .docm / .xlsm / .pptm Format hin. 
 +Verwenden Sie stattdessen: 
 +  * .docm (Word mit Makros) 
 +  * .xlsm (Excel mit Makros) 
 +  * .pptm (PowerPoint mit Makros) 
 +Bitte prüfen Sie Makrodateien besonders sorgfältig und halten Sie Rücksprache mit dem IT-Zentrum, falls Unsicherheiten bestehen. 
 + 
 +====== Konvertierung über Office Online (Alternative) ====== 
 + 
 +Sollte sich eine Datei im alten Format (.doc, .xls, .ppt) lokal nicht öffnen lassen, kann die Umwandlung über die jeweilige Office‑Online‑Anwendung erfolgen. 
 +Vorgehen: 
 + 
 +Datei in OneDrive oder SharePoint ablegen. 
 +Datei über Microsoft Office Online öffnen: 
 +https://www.office.com 
 +Hinweis auf „älteres Dateiformat“ bestätigen. 
 +Datei → Kopie speichern (online oder lokal). 
 + 
 +Die neu erstellte Kopie liegt anschließend automatisch im aktuellen Format (.docx, .xlsx, .pptx) vor. 
 + 
 +====== Unterstützung und Support ====== 
 +Das IT-Zentrum unterstützt Sie unter //[[support@oth-regensburg.de|Support der OTH Regensburg]]// bei: 
 +  * Fragen zur Umstellung 
 +  * Problemen bei der Konvertierung 
 +  * Umgang mit komplexen oder makrohaltigen Dateien
  
-====== Weitere Wiki-Portale (mit Zugriffsbeschränkung) ====== 
-  * [[staff:portal|Mitarbeitende]] 
-  * [[wgm:portal|WGM]] (Für Workgroupmanager) 
-  * [[rz:portal|ITZ]] (Für ITZ Mitarbeiter) 
-  * [[infostand:portal|Infostand]] (Für Infostand) 
-  * [[tb:portal|Gebäude und Technik]] (Für TB Mitarbeiter) 
-  * [[stdplaner:portal|Stundenplaner]] (Für Stundenplaner) 
-  * [[rcbe-rchst:portal|Research Center of Health Science and Technology]]